Por que é importante ter uma planilha de gastos para empresa

A gestão financeira é uma parte fundamental da manutenção do negócio, para garantir a saúde das finanças do negócio. Por isso, ter uma planilha de gastos para empresa é um passo importante para organizar seus negócios.

Conhecer bem as contas da companhia, saber quais são as entradas e as saídas do caixa, os prazos de pagamento e recebimento, é a melhor forma de ter visibilidade da situação do negócio.

Essa visão fornece informações que orientam o planejamento estratégico e facilitam as tomadas de decisão. Além disso, tendo uma planilha de planejamento semanal é possível identificar quais são as áreas onde é possível cortar despesas ou em que é necessário investir mais.

Por isso, essa é uma ferramenta que quem empreende precisa compreender e usar. Continue lendo, para saber mais.

O que é uma planilha de gastos para empresa

A planilha de gastos de uma empresa é um documento onde devem ser inseridas todas as despesas da companhia. Além disso, também é possível categorizar esses gastos e adicionar as datas de pagamento, por exemplo.

Para ficar ainda mais completa, essa planilha financeira pode contar também com as entradas de dinheiro. Ou seja, com os valores recebidos pela venda de produtos ou serviços.

Assim, será possível ter uma visibilidade maior do fluxo de caixa e da saúde financeira da empresa.

Porque a sua empresa precisa ter uma planilha de gastos empresariais?

Identificar quais as áreas que requerem mais gastos, onde é preciso investir e onde é possível cortar são os maiores motivos de ter uma planilha de gastos para a empresa.

Afinal, para ter sucesso e manter o negócio funcionando é preciso ter algum dinheiro. Manter o fluxo de caixa em dia e evitar dores de cabeça, como atrasos de pagamentos e dívidas também são consequências de fazer um controle das finanças mais detalhado.

Ao olhar para as despesas da companhia ao longo dos meses será possível identificar aqueles gastos desnecessários. Por isso, a necessidade de classificar todas as linhas.

Ou ainda, será possível analisar quais são as áreas que precisam de mais investimento para que a empresa cresça. Por exemplo, pode ser que a sua empresa fique estagnada pois não tem equipe o suficiente para dar conta da produção.

Nesses casos, normalmente o mercado demanda mais produtos e você vive sem estoque para atender. Contratar mais pessoas para aumentar o volume da produção vai possibilitar que você atenda a demanda reprimida. E com isso, aumentar o faturamento da empresa.

O que é preciso ter na planilha de gastos para empresa?

Agora que você já entendeu porque a sua companhia precisa de uma planilha de gastos para empresa, vamos detalhar tudo que é preciso inserir nesse documento.

Ao baixar uma planilha de controle de gastos gratuita você provavelmente irá se deparar com uma primeira aba com o resumo de todas as informações. Mas, o preenchimento da planilha deverá ser feito nas outras abas, que correspondem aos meses do ano.

Assim, sempre que for inserir novas despesas ou receitas na tabela você deverá utilizar a aba correspondente ao mês em questão.

Um ponto importante sobre esse documento é que os dados dos últimos meses e anos podem servir como base para o planejamento financeiro da companhia. Por isso, se você ainda não tem o hábito de preencher uma planilha de gastos empresarial, vale a pena preencher retroativamente os meses do ano que já passaram.

Assim, você terá informações desde o início do período que poderão resultar em análises que facilitam as tomadas de decisão.

Veja abaixo cada uma das informações que deverão ser preenchidas.

Saldo inicial

A primeira informação a ser preenchida é o saldo da conta pj no início do mês. Todos os meses é preciso ter essa informação para entender o quanto esse valor varia ao longo do tempo.

Pegue o valor do saldo da conta no primeiro dia do mês e insira neste campo. Para os próximos meses é possível utilizar uma fórmula que utiliza o saldo final do mês anterior nesse campo.

Entradas e saídas

Depois de preencher o saldo inicial é preciso inserir todas as despesas e receitas da empresa ao longo do mês. Para isso servem as linhas desta planilha.

Lembre-se que cada entrada e cada saída devem corresponder a uma única linha. Por exemplo, se a sua empresa pagou três guias de impostos, você irá preencher cada uma delas em linhas diferentes.

Descrição

Em cada linha insira a descrição da receita ou da despesa. Esse campo é opcional, mas pode ser interessante para ter mais detalhes.

Você pode inserir o nome do fornecedor ou cliente e qual é o serviço contratado ou produto vendido, por exemplo.

Classificação

Nesta coluna você deve categorizar a despesa ou a receita. Para isso, o ideal é ter uma padrão de classificação, assim fica mais fácil analisar qual categoria tem mais despesas, onde é possível fazer corte de gastos ou no que você pode investir mais.

Data ou prazo

Adicione também a data em que a despesa foi feita ou houve uma entrada de dinheiro. No caso de entradas e saídas que ainda não aconteceram mas você já sabe que ocorrerão é possível adicionar a data estimada.

Assim você consegue ter uma melhor previsão do seu fluxo de caixa ao longo do mês. Nesses casos é sempre importante fazer uma verificação para ajustar as datas ou excluir alguma linha caso seja necessário.

Valor

Por último, você deverá preencher o valor do gasto ou da receita. Lembre-se de colocar o sinal de negativo para as saídas.

Dessa forma, será possível utilizar uma fórmula para calcular o valor total dos gastos na planilha.

Saldo final

Com uma fórmula você terá ao fim de cada aba um saldo final do mês. Ou seja, esse valor é a soma do saldo inicial com todas as receitas, subtraindo todas as despesas.

Ao observar a sua conta empresarial, é esse valor que deverá constar lá. Na aba do próximo mês você poderá utilizar esse campo como saldo inicial para facilitar o preenchimento.

É importante lembrar que o preenchimento da planilha de gastos para empresa deve ser feito de forma recorrente.

Quanto maior a frequência para inserir os dados, menor a chance de erros de cálculo e divergências de valores. Já que assim fica mais difícil deixar alguma despesa de lado ou não contabilizar alguma receita.

Além disso, fazer um controle financeiro empresarial eficiente é essencial para manter as contas em dia e evitar problemas de fluxo de caixa.